Fra una colazione da servire e un check-in da fare, ti ritagli mezz'ora al computer per controllare le prenotazioni arrivate e ritoccare i prezzi su Booking e sul sito. Spesso la mezz'ora diventa un'ora, e i prezzi finiscono per essere decisi a occhio, con la testa già agli ospiti che stanno arrivando.
Un revenue manager esternalizzato è un consulente che si occupa di questa parte del lavoro dall'esterno, senza essere assunto dalla struttura. Il suo obiettivo è quello di massimizzare la redditività della tua struttura ricettiva.
Nelle prime settimane analizza lo storico, definisce i costi della struttura e fissa gli obiettivi della stagione; da lì in poi monitora ogni giorno l'andamento delle prenotazioni e muove le tariffe su tutti i canali di vendita.
Faccio questo mestiere dal 2017, e qui provo a raccontare come funziona davvero una collaborazione, comprese le cose che non faccio.
Cosa fa ogni giorno un revenue manager esternalizzato?
La mia giornata tipo su una struttura segue un ordine preciso, affinato nel corso degli anni di consulenze.
Analizzo le prenotazioni, sia quelle ricevute sia quelle cancellate, e confronto il fatturato già prenotato con quello dell'anno prima alla stessa data. Controllo le restrizioni, come il soggiorno minimo, e i segnali che arrivano dal mercato, cioè l'andamento della domanda e offerta e i dati sui flussi turistici.
Solo alla fine muovo le tariffe, in base a questi indicatori e agli obiettivi economici della struttura.
Come si ragiona sul prezzo di ogni notte l'ho spiegato nell'articolo sui prezzi dinamici.
Accanto a questo c'è il lavoro sui portali. Apro e curo io i profili su Booking, Airbnb ed Expedia, con tariffe, disponibilità, politiche e testi degli annunci, e con il gestionale tengo traccia di quante prenotazioni arrivano dai portali e quante dal canale diretto.
Cosa succede nelle prime settimane con un revenue manager esternalizzato?
Le prime settimane sono la fase più importante di tutta la collaborazione, perché è lì che si costruiscono le basi su cui lavoro per il resto dell'anno. Le cose da fare sono tre:
- L'analisi dello storico. Guardo com'è andata la struttura negli anni passati: quanto ha incassato in ogni mese, a che prezzo medio, e con quanto anticipo arrivano le prenotazioni nei vari periodi. Oltre a questo calcolo i principali indicatori, come la tariffa media (ADR) e il RevPAR, per analizzare l'efficienza di ogni singola tipologia di alloggio. Più stagioni ci sono a disposizione, meglio è.
- I costi e il punto di pareggio. Definiamo i costi della struttura per calcolare il punto di pareggio, cioè l'ammontare del fatturato che serve per coprire tutte le spese sostenute dalla struttura nel corso dell'anno. Da qui viene definita anche la Bottom Rate, quel prezzo sotto cui non conviene economicamente vendere.
- Il budget della stagione. Con lo storico e i costi definiamo il budget, cioè l'obiettivo di fatturato da raggiungere nella stagione successiva. È la bussola che ci indica durante l'anno se ci stiamo avvicinando al risultato e con che velocità lo stiamo raggiungendo.
In questa fase l'aiuto del proprietario o gestore della struttura ricettiva è fondamentale, soprattutto per quanto riguarda i costi: sono informazioni che conosci solo tu, e senza quelle informazioni è impossibile definire costi fissi e costi variabili.
Per lo storico, invece, conta che i dati siano il più corretti possibile. Se hai un gestionale li estraggo io direttamente da lì, altrimenti vanno bene file Excel o qualsiasi documento con i dati degli anni passati. Gli errori che trovo più spesso in questi conti, come il ricavo lordo un anno e il netto l'anno dopo, li ho raccolti nell'articolo su come calcolare il RevPAR, cioè l'indicatore che misura quanto incassi in media per ogni camera disponibile.
Meglio un revenue manager interno o esterno?
Per le strutture piccole e medie, quelle con cui lavoro io, la scelta più conveniente è un consulente esterno, e il motivo principale è il costo. Un revenue manager interno, che lavora solo per la tua struttura, diventa un dipendente, e fra tasse e contributi costa all'azienda migliaia di euro all'anno.
Con un revenue manager esternalizzato, invece, il costo resta basso. Una persona interna diventa utile quando la struttura è particolarmente grande e ha bisogno di qualcuno che se ne occupi a tempo pieno.
Come si paga un revenue manager esternalizzato?
Io lavoro esclusivamente a percentuale. Il mio compenso è una piccola percentuale calcolata solo sulle prenotazioni che effettivamente riceverai, al netto delle commissioni dei portali, e non ci sono costi fissi mensili né costi di attivazione.
Con un canone fisso si paga ogni mese il tempo dedicato alla struttura. Con la percentuale paghi per il valore che il lavoro genera: io guadagno solo se tu guadagni, e quindi abbiamo lo stesso obiettivo.
Le strutture con cui collaboro apprezzano questo sistema soprattutto per due motivi:
- Il compenso segue l'andamento naturale della struttura, quindi pesa di più nei mesi in cui lavori di più e di meno quando le prenotazioni calano.
- Nei mesi di chiusura non c'è alcun costo: supponiamo che il tuo agriturismo o hotel sia aperto da aprile a ottobre, per i cinque mesi da novembre a marzo non pagherai niente.
Che rapporto si crea con il consulente durante l'anno?
Lavorando ogni giorno sui numeri di una struttura, con il proprietario si crea sempre un rapporto stretto.
Con il tempo, al revenue manager esternalizzato ci si rivolge anche per i problemi di tutti i giorni che una struttura si trova ad affrontare, soprattutto in stagione: basta una telefonata o un messaggio su WhatsApp, e si ragiona insieme su come risolverli.
A mio modo di vedere è anche il motivo per cui la consulenza di una persona fa ancora la differenza rispetto a un software che cambia i prezzi in autonomia. I software possono essere buoni strumenti, ma qualcuno deve guidarli ogni giorno. Con un consulente, in più, si crea un rapporto personale, e per un proprietario avere qualcuno con cui ragionare sulle scelte della propria struttura è un valore aggiunto.
Cosa deve fare il proprietario durante la collaborazione?
Dopo le prime settimane, in cui mi servono il tuo aiuto sui costi e i dati degli anni passati, puoi concentrarti su quello che conta davvero: l'accoglienza dei tuoi ospiti, oppure le altre attività per cui prima non avevi il tempo.
Oltre all'aspetto economico, infatti, la consulenza ti restituisce tempo durante la giornata. È il tempo che prima passavi al computer a controllare le prenotazioni, aggiornare le disponibilità e cambiare i prezzi a mano, un portale dopo l'altro.
Cosa non fa un revenue manager esternalizzato?
Qui conviene essere chiari, perché è la parte che crea più equivoci.
- Non gestisco la struttura. Non mi occupo di pulizie, ricevimento o personale. Quella parte resta tua e nessuno la conosce meglio di te.
- Non vendo software. La scelta del gestionale e del channel manager, cioè il programma che tiene allineati prezzi e disponibilità su tutti i portali, è fondamentale per rendere la gestione più semplice durante tutto l'anno: aiutarti a scegliere lo strumento che fa al caso tuo fa parte della consulenza.
- Non faccio siti, fotografie, social o posizionamento su Google. Sono mestieri diversi dal mio e chiedono altre competenze.
Cosa fare adesso
- Conta quante ore alla settimana passi su prezzi, portali e disponibilità. Scrivile: è il tempo che potresti dedicare ai tuoi ospiti.
- Raccogli tutto lo storico che hai, dal gestionale o da file Excel: notti vendute, prezzo medio e incasso di ogni mese, per più stagioni possibile.
- Metti in fila i costi dell'ultimo anno, fissi e variabili. Ti servono per sapere sotto quale prezzo non conviene scendere, anche prima di parlare con un consulente.
Domande frequenti
Dopo quanto tempo si vedono i risultati?
Il salto più grosso di fatturato arriva già nella prima stagione di collaborazione, per poi continuare ad adattare la strategia anno dopo anno. Di quanto crescerà, nessuno può saperlo con esattezza: dopo aver visto i tuoi dati posso però darti una previsione basata anche sull'esperienza maturata nella collaborazione con decine di strutture ricettive.
Perdo il controllo sui prezzi della mia struttura?
No. La strategia e gli obiettivi si costruiscono insieme all'inizio, sui dati della tua struttura, e il prezzo minimo viene dai tuoi costi. Io lavoro dentro quel perimetro, e se una scelta non ti convince ne parliamo: nulla viene imposto. Continui ad avere il controllo sulla tua struttura.
Per quali strutture ha senso un revenue manager esternalizzato?
Soprattutto per le strutture piccole e medie, perché è lì che un errore sui prezzi pesa di più. Supponiamo di sbagliare la tariffa di una camera: in una struttura da 10 camere vuol dire sbagliare il 10% dell'offerta, in una da 100 l'1%. Per questo lavoro con hotel indipendenti, agriturismi, B&B e case vacanza.
Quanto ci vuole per andare online sui portali con una struttura nuova?
La prima fase è la più lenta, perché ogni portale verifica la struttura prima di attivare la vendita. Booking, per esempio, spesso manda per posta una lettera con un codice di verifica, che è uno dei metodi con cui Booking conferma la posizione della struttura, e finché non arriva non si va online. Iscrizione, tariffe, politiche e annunci li preparo io, o se preferisci li facciamo insieme.
Se vuoi prima farti un'idea di come lavoro, qui c'è il percorso completo della consulenza e qui racconto chi sono.
Se stai pensando a un revenue manager esternalizzato e vuoi capire se la tua struttura ha margine di crescita, il modo più veloce è guardare insieme i dati delle tue ultime stagioni. La consulenza gratuita serve esattamente a questo. Se non vedo spazio te lo dico.
Aggiornato a ottobre 2026. Scritto da Federico Giammarioni, Revenue Facile.
